Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Công văn số 4676/BTP-BTTP ngày 25/6/2026: Timeline xử lý hồ sơ công chứng và chuẩn hoá, làm sạch dữ liệu công chứng hiện có tại địa phương để chuyển vào CSDLCC tập trung, đã được hướng dẫn sâu hơn và giãn ra
Dự kiến lộ trình số hoá, làm sạch, đồng bộ dữ liệu công chứng tại địa phương để chuyển vào CSDLCC tập trung, như sau:
(i) Từ 01/7 - 14/8/2026: Các địa phương rà soát, đánh giá và chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực để phục vụ việc làm sạch, chuyển đổi dữ liệu
(ii) Từ 15/08 - 30/09/2026: Hoàn thành chuyển đổi dữ liệu công chứng hiện có tại CSDLCC của địa phương vào CSDLCC tập trung
Tại nội dung này, Bộ Tư pháp cung cấp công cụ để thực hiện việc chuyển đổi
(iii) Từ 01/10 - 31/12/2026: Phân loại, số hoá tài liệu trong hồ sơ công chứng có từ 01/01/2020 - 30/6/2025 và đồng bộ thông tin để chuyển vào CSDLCC tập trung
Giai đoạn này, các VPCC cần xem xét: đánh giá mức độ sẵn sàng dữ liệu trước khi chuyển đổi, và khai thác hồ sơ giấy/hình ảnh thành dữ liệu có cấu trúc nhưng vẫn giữ bằng chứng nguồn
Cần các phương tiện và con người thực hiện scan, nhận dạng, phân loại, số hóa kho hồ sơ công chứng ở quy mô thử nghiệm, nhỏ, vừa và sẵn sàng quy mô lớn
(iv) Trong năm 2027 phân loại, số hoá tài liệu trong hồ sơ công chứng từ năm 2019 trở về trước để đồng bộ, chuyển vào CSDLCC tập trung.
Có thể thấy, từ quyết định 3727/QĐ-BTP đến công văn số 4676/BTP, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng CSDLCC tập trung và thực hiện công chứng điện tử là nhiệm vụ trọng tâm, bám sát theo nhiệm vụ chuyển đổi số của Quốc gia
